（来源：辰珵）

东阳光集团,创立于1997年,是中国民营企业500强之一。经过二十余年发展,东阳光始终专注于电子材料、生物医药和健康养生三大领域,旗下拥有东阳光、东阳光长江药业两家上市公司,并正积极筹备东阳光研究院上市。如今,东阳光的员工遍布全国,业务触角延伸全球,成为中国高科技产业的重要力量。

随着企业规模的快速扩张,东阳光的每一次成长都离不开一群“行走在路上的人”——他们奔波于各地市场、实验室、工厂和会议室,为东阳光的创新与发展注入源源不断的活力。

然而,企业的高速成长也带来了“成长的烦恼”。出差频繁,报销流程繁琐,合规难控,费用分散……这些困扰着东阳光管理层和员工多年的难题,成为企业进一步提效增速的“隐形天花板”。如何让每一位员工都能轻装上阵,把更多精力投入到创新和服务客户中?东阳光选择了数字化转型这条路。

01一场从“路途”开始的变革

2022年12月,东阳光集团携手胜意科技搭建商旅管理平台,开启了全集团的差旅数字化试运行。起初,这只是一次小范围的探索,但很快,数字化的力量超出了所有人的预期。

“预订机票、酒店要自己垫款,回来还要整理一堆发票、单据,报销流程一拖就是十几天。”一位东阳光的销售经理回忆道。这样的流程,不仅让员工抓狂,也让财务部门头疼不已——差标难以落地,超标现象时有发生,单据审核压力大,出纳需要处理海量报销和支付单据。更重要的是,企业管理层很难实时掌握差旅费用的全貌,成本管控和预算执行力大打折扣。

商旅平台为东阳光带来了一次彻底的改变。平台打通了出差申请、审批、预订、报销、结算全流程,覆盖机票、酒店、火车、用车等服务,实现了真正的一站式差旅管理。员工无需再为繁琐的流程和垫资而烦恼,企业也能以更低的成本、更高的效率管控每一笔差旅支出。

02数据见证成长,高效与节省的双重突破

数字化的价值,最直观地体现在数据上。2024年,东阳光集团通过商旅平台累计服务6200人,总出差天数高达229543天,比上一年增长了37%。全年出差申请单量达到46004单,同比增加27%。而在这庞大的出行需求背后,东阳光实现了令人惊喜的降本增效,仅2024年一年,东阳光节省了超300万元的差旅费用。

高效的背后,是流程的极致优化。单据审核时效从6.6天缩短到4天。过去,差旅费报销平均需要10天才能完成,如今只需3天。报销单据填写智能化,附件上传和审核流程大大简化,员工与财务的沟通成本显著降低。系统还能自动判断机票、火车票的折扣和坐席,实时提示是否超标,确保合规的同时,让审批更加高效透明。

“轻装上阵”,让出差变得简单愉快       “现在出差,最大的感受就是轻松。”一位研发工程师这样评价平台带来的变化。通过商旅平台,东阳光员工可以在一个平台完成出差申请、机票酒店预订、行程变更、报销等所有操作。只要在公司设定的差标范围内预订,所有费用由公司统一结算,员工无需再为垫资和繁琐的报销流程而担忧。

更令人欣喜的是,员工只需在平台上预订机票、酒店、火车票,无需再去取票或索要发票,所有票据信息自动同步到系统,真正实现“无纸化”办公。对于高频出差的员工来说,这无疑是极大的便利。

2024年2月起,东阳光还为员工升级了火车超级便捷服务。无论是退改签还是旺季抢票,都能做到24小时无等待,企业专属打印票根,极大提升了出行体验。用车也可异地预约,满足了更多灵活多变的业务需求。

合规与灵活并重,企业管理“有章可循”       对于东阳光这样业务多元、组织庞大的企业来说,差旅合规管理始终是重中之重。商旅平台不仅支持按职级、业务类型灵活设定火车差标,酒店差标也能根据品牌和房型灵活设定。员工如需更高服务品质,可自付超标部分,差标部分企业支付,让差旅舒适度与成本管理不再硬连接。

报销时,系统自动判别超标情况,要求员工说明处理方式,比如超标是否报销。报销单填写时,员工选择报销业务自动提示附件要求,报销要求清晰明了,既方便员工操作,也让财务审核有据可依。

财务对账结算也变得前所未有的简单。企业可从法人公司维度对账,批量推送结算单至NC系统,个人垫付与月结支付金额分离,自动生成单据和凭证。出纳和财务人员从繁重的手工工作中解放出来,将更多精力投入到价值创造中。

激励与成长,打造高效共享中心       东阳光在推动差旅数字化的过程中,也非常重视团队能力的提升。平台新增的共享审核要点展示,让新员工也能快速掌握审核重点,提升了团队整体效率。通过共享绩效考核,激励审核人员积极工作,形成了高效协同的良好氛围。

03展望未来,数字化赋能百年基业

东阳光集团的差旅数字化转型,是一家中国创新企业拥抱科技、锐意进取的生动缩影。通过与胜意科技的深度合作,东阳光不仅解决了差旅管理的“老大难”问题,更为企业高质量发展注入了新的动力。更高效的流程、更低的成本、更好的员工体验、更强的合规能力,让东阳光在激烈的市场竞争中始终保持领先。

未来,东阳光将继续深化数字化管理,探索更多创新场景,让每一位员工都能“轻装上阵”,为企业的百年梦想不懈奋斗。而胜意科技也将持续以技术创新和优质服务,助力更多优秀企业实现管理升级,共同开启数字化时代的新篇章。

东阳光的故事,正是中国企业数字化跃迁的缩影。每一次出发,都是为了更远的未来。