6月18日-19日，ARCHE-2025第四届上海智慧档案展览会暨智慧档案发展大会即将召开，合思入围优秀案例实践奖，合思智能票档事业部负责人柴晓男现场分享企业电子会计档案单套管理的探索与实践。

　　以下为合思《企业电子会计档案单套管理的探索与实践》全文：

01

电子会计档案单套管理政策技术背景

　　近年来，国家政策层面已构建起覆盖法律法规、电子会计档案管理规范到技术标准的完整框架体系。以《会计改革与发展“十四五”规划纲要》为行动指引，财政部会同相关部门持续推进电子凭证会计数据标准体系建设，着力实现电子会计凭证开具、接收、入账和归档全程数字化和无纸化。

　　同时，电子会计档案管理真正落地得益于版式文件(如OFD)、系统集成与接口标准化、OCR识别、RPA、数字签名、人工智能等关键技术的成熟。依照《电子凭证会计档案封装技术要求》(GB/T 44555-2024)规范电子会计档案封装格式、数据和保存技术，确保电子凭证会计档案的真实性、完整性和可追溯性。这其中最为关键的是数据格式标准化，即通过OFD、XML、PDF/A等确保电子会计档案的长期可读性和兼容性，便于后续解析与认证。

02

数电票时代下会计档案管理现状与挑战

管理成本高昂

　　随着时间的流逝，我们迎来了2024年的年中时刻。在这个充满挑战与机遇的半传统会计档案管理模式导致企业面临高昂的显性成本，主要体现在四个方面：一是物资消耗成本，凭证打印会消耗大量的纸张、印墨及装订材料，其成本随业务量增长而攀升；二是仓储管理成本，纸质档案存储不仅占用物理存储空间，还涉及档案库房建设、存储维护等费用；三是人工成本，纸质凭证收集整理需完全依靠人工；四是异地运输成本，由于纸质会计凭证的物理属性限制，当业务发生地、档案存储地与信息查阅地间存在地理区隔时，需通过实体传输方式(如快递等)完成跨区域流转。而且不仅产生较高费用，还存在遗失、毁损风险。年里，我们欣喜所取得的成绩，反思我们的不足，以及规划未来的发展方向。

管理流程低效

　　会计资料人工翻找查阅效率低，部门间调阅审批流转复杂，信息交互迟滞，且纸质档案无法多人共享查阅，制约档案资源利用。另一方面，管理流程双轨化困境加剧效能损耗。数电票等电子凭证的广泛应用已实现前端业务流转数字化，但归档流程仍形成“线上提交-线下打印-双套归档”的冗余管理模式，致使效能的额外损耗。

管理意识与制度薄弱

　　企业电子会计档案管理存在管理意识淡薄与制度体系不健全的问题。在日常管理中，企业多以纸质凭证、电子凭证打印件为核心，存在"重纸质"的惯性思维，缺乏电子凭证"原生态"管理，忽视元数据在业务溯源、数据挖掘等方面的价值，导致其管理缺失。多数企业电子会计档案管理制度体系建设滞后，难以确保电子会计资料的真实性、完整性、安全性与长期可用性。

03

电子会计档案单套制管理实施路径

　　1、电子会计档案单套制“三重构”实施路径探析

　　(1)重构会计档案管理思路

　　随着时间的流逝，我们迎来了2024年的年中时刻。在这个充满挑战与机遇的半传统会计档案管理模式导致企业面临高昂的显性成本，主要体现在四个方面：一是物资消耗成本，凭证打印会消耗大量的纸张、印墨及装订材料，其成本随业务量增长而攀升；二是仓储管理成本，纸质档案存储不仅占用物理存储空间，还涉及档案库房建设、存储维护等费用；三是人工成本，纸质凭证收集整理需完全依靠人工；四是异地运输成本，由于纸质会计凭证的物理属性限制，当业务发生地、档案存储地与信息查阅地间存在地理区隔时，需通过实体传输方式(如快递等)完成跨区域流转。而且不仅产生较高费用，还存在遗失、毁损风险。年里，我们欣喜所取得的成绩，反思我们的不足，以及规划未来的发展方向。

　　(2)重构会计档案管理对象

　　顺应电子会计凭证数字化的发展趋势，构建以“元数据+原文件”为核心的双元驱动体系，将管理重心从线下接收的纸质会计档案资料转移到前端业务系统中的财务元数据与电子凭证。围绕企业采购、销售等各项经营活动，系统性梳理电子会计档案完整证据链的归档资料，依据业务属性、存档原生性、系统来源等多维度特征建立结构化归档清单(涵盖业务类型、所属类别、资料名称、原生介质状态、数据来源系统等核心字段)，完成管理对象从物理载体向数据要素的范式重构，为自动化归档、智能校验等流程重构奠定基础。

　　(3)重构会计档案管理流程

　　明确电子会计档案管理目标并嵌入企业财务数字化战略，推进业财档数据贯通与流程自动化。以“全要素数字化、全流程自动化、全场景智能化”为核心架构，打造电子会计档案单套制管理框架：以会计档案管理制度为保障、以智能化电子会计档案管理系统为载体，实现从原始凭证生成、数据采集处理到档案存储利用、价值释放的全生命周期闭环管理，形成覆盖档案管理各环节的智能化运作体系与流程，为企业财务数字化转型筑牢数据治理根基。

　　2、“采、制、管、用”四方协同落地电子会计档案单套管理

　　(1)多源采集

　　电子会计档案管理体系建设应采取分阶段渐进式推进策略，往往需分范围、分阶段，并随着业务拓展或业务系统更替而进行多期规划与建设，这势必要求电子会计档案系统需具备可灵活扩展的归档业务模型搭建能力，自动封装数据标准化开放交互接口，适配多途径、多系统的各类介质会计资料数据集成。在数据交互层建立全链路安全管控机制，涵盖访问权限动态配置、传输过程实时监控、异常操作日志追溯等能力，确保数据接口的保密性与安全性。

　　另一方面，针对无系统承载的原始凭证建立手工补录入口，以便捷性为核心，运用RPA技术实现大业务量离线数据自动化归集，结合OCR智能解析、OFD文件解析工具等完成电子文件数据化转换，并配备标准化Excel模板支撑结构化数据批量导入。实现电子会计资料的应收尽收、应归尽归，最终覆盖企业全业务场景的电子会计档案管理。

　　(2)智能制档

　　通过多维协同，建立“三位一体”的电子会计档案规范制档体系，基础层构建“元数据+原文件”双驱动机制，依托版式文件生成服务实现元数据与原文件的智能转化，将结构化元数据自动转化为标准化原文件。

　　在证据链构建层，针对业务流转中证据链结构，采用规则引擎技术实现智能关联。通过配置业务要素关联方案，自动组装电子会计资料证据链，实现跨类别的档案信息字段映射与标签赋值，赋予会计资料多维检索属性。

　　在检测监控层，建立针对电子会计档案的真实性、完整性、可用性、安全性四性保障体系。重点强化完整性验证，针对会计档案的证据链特性，构建可配置的业务检测机制：例如银行存款类凭证强制关联电子回单并校验金额一致性，应收账款凭证需匹配合同条款等。确保其归档资料组装的正确性与完整性，形成闭环质量管控。该体系通过规范数据、自动关联、质量监控的三维联动，为电子会计档案智能制档提供体系化解决方案。

　　(3)主动管理

　　电子会计档案管理正面临着从“被动存储”向“主动智控”的管理模式转型。在实体档案协同管控层面，构建以“电子”管理“纸质”新模式，通过智能区分标记出原生态为“纸质”的会计档案资料，采用二维码等标签作为唯一标识，线上生成待接收实体档案清单列表，当纸质档案入库时，通过扫描自动触发电子档案的“到单-装盒-上架”过程状态更新，同步记录操作人员、时间节点及存储坐标，有效解决当前“纸电混合”时期的管理混乱难题。

　　在数据权限管控维度，构建场景化动态RBAC(基于角色的访问控制)体系：建立"人员-操作-数据"三维权限矩阵模型，针对不同职务人员配置差异化权限策略。根据用户所属部门、项目组及业务阶段动态调整数据访问范围与权限操作范围，实现“事前授权精准化、事中操作可记录、事后审计可溯源”的全周期管控。

　　(4)多维应用

　　在数字化转型深入推进的当下，企业对电子会计档案应用的高效性、精准性与便捷性提出了更高要求。针对企业内外部不同职责与角色间多维度、多视角、多渠道的电子会计档案查阅需求，需构建全面、立体的解决方案，全面覆盖各类应用场景，提升档案查阅的效率与精准度，强化企业数据资产的管理与利用。

04

从理论到实践：验证方案效果与价值

　　在企业数字化转型浪潮下，A公司直面传统会计档案管理模式凸显出的矛盾：报销、采购付款等业务流程深度依赖纸质单据流转，涵盖打印、多层级沟通审核、跨部门邮寄等环节，导致业务处理时效性不足，单次流程平均耗时7-10个工作日，后续整理归档工作繁重；档案库房管理、借阅流程繁琐，人力与仓储成本居高不下；电子凭证资料归档不规范，人工归档缺乏系统管控，难以满足《会计档案管理办法》等法规要求，存在合规风险；档案查询耗时耗力，严重制约财务分析与决策效率。

　　为此，A公司实施电子会计档案单套管理改造工程，系统梳理报销、应付、应收等七大核心业务的全流程节点，精准界定各环节所需归档会计资料。通过API接口与数据库直连技术，实现与前端4个业务系统的数据实时交互，构建自动化数据采集与归集体系。基于业务逻辑与法规要求，明确档案证据链关联规则，通过搭建凭证组装关联引擎，完成凭证间的自主关联匹配，完整还原每笔业务的证据溯源链条。

　　实践表明，该转型工程取得显著成效：会计档案收集整理工作量锐减90%以上，业务流程实现全线上闭环管理，处理周期压缩至1-2个工作日；95%以上的原始凭证及会计凭证实现电子化原生存储，彻底取代纸质打印，释放线下存储空间；年度外审工作中，依托系统权限分级管控机制，审计人员可自主调取电子档案，查询效率提升200%，完全替代传统专人协同模式；电子会计档案单套制的全面推行，推动企业无纸化办公进程，经测算年度直接与间接成本降低超30万元，显著优化企业运营效率与成本结构，为同类企业数字化转型提供了可量化、可复制的实践范式。

05

结论与展望

　　本文围绕电子会计档案单套制管理的探索与实施，从政策认可、技术支撑、企业现状及实施路径展开系统分析。面对传统双套制管理面临成本高昂、流程低效、管理意识薄弱等挑战，通过“重构管理思路、对象、流程”的“三重构”路径，结合“采、制、管、用”四方协同机制，实现了从纸质依赖到电子原生的范式转型。

　　会计档案是企业经济活动的核心数据载体，未来要加深探索人工智能深度赋能电子会计档案的多元应用场景，通过机器学习算法挖掘会计数据中隐含的业务特征，构建智能预测分析模型辅助企业经营决策，推动电子会计档案从“数据存储”向“价值创造”跃迁。