过去，企业引入网页内容管理系统，往往看重的是那些难以量化的好处——比如操作更简单、内容制作流程更顺畅、最终用户更满意。但要说清楚这类系统到底能带来多少投资回报、是否真的降低了成本，就不像其他软件那么一目了然。大家很容易看出，换成开源的网站平台会比守着专有平台更省钱，但一款软件的成本该怎么衡量呢？毕竟它的效率和效果，很大程度上取决于人们怎么用它，而不仅仅是软件本身。

无论你是在挑选新的网页内容管理系统，还是第一次准备上马这类系统，搞清楚如何计算投资回报率、如何为选中的软件做好商业论证，都能帮你确保买到真正适合用户需求的工具。

多数网页内容管理专家建议，通过将任务和资源分类来计算投资回报率。这样就能对比使用新系统前后节省的时间和金钱，从而看出长期价值。

由于网页内容管理的效率（以及由此产生的投资回报率）取决于你的团队如何开展工作，第一步就是估算当前每项任务花费的时间。然后，再对比在新网页内容管理系统上完成同样任务可能花费的时间。

有了时间估算，就可以将其与成本挂钩，最终转化为衡量投资回报率的工具。因为内容制作流程千差万别，不同组织（甚至不同部门）的数据都会不一样。所以关键是要用你自己团队的实际数据，而不是行业平均值。

虽然这是2009年的文章，但Gilbane公司提供了一个扎实、简单的成本估算方法。针对每项任务，先确定需要哪些资源，再乘以每项资源的成本。在下面的例子中，对于“网页设计与开发”这项任务，Gilbane列出了以下资源：设计、开发、审核和部署一个网页所需的时间；网页开发人员的成本；单个网页的成本；以及需要设计、开发和部署的网页总数。

对每项任务的成本有了概念之后，就可以联系软件供应商或咨询他们的客户，来估算新系统下的成本。另外，别忘了考察新系统的性能（比如页面加载速度），并与当前系统对比，看看这会对各项任务的时间产生什么影响。

为了帮助你入手，这里列出了一些常见的任务和需要衡量的资源：

• 撰写内容
• 发布流程（发布的便捷程度和工作流）
• 编辑或调整图片尺寸
• 制作本地化内容
• 更新多个网站（尤其适合拥有多条产品线、子公司或有跨区域需求的公司）
• 更新分布在多个页面上的内容
• 培训新用户

• 设计、开发和部署网页
• 设计、开发网站模板
• 为内容制作人员提供排错和技术支持
• 集成营销工具或其他内容服务
• 本地化内容和网页
• 对现成工具进行定制
• 编写网站工具和流程的文档

• 内容制作人员数量
• 开发人员数量
• IT支持/页面管理员数量
• 硬件成本
• 软件授权费用
• 培训费用（从供应商购买或内部培训）

• 先明确哪些网页内容管理任务会迁移到新系统上。
• 投资回报率的计算很容易受主观影响。最好找个没有利益关系的人来审核你的数据，确保估算客观合理，而不是过于乐观。
• 别忘了把初期培训和未来新员工上手培训的成本也算进去，这样对长期成本的把握才更准确。
• 目标是“增效”，而非“减员”。计算投资回报率通常有两种思路：一种是用更少的人完成同样的工作（也就是裁员），另一种是看现有团队因为效率提升，能多完成多少工作。随着内容越来越重要，采用后一种思路，你才能为扩大规模、深化内容战略做好准备，从而真正推动业务全面发展。核心原则是“用更少的资源做更多的事”，而不是“凑合着维持最低标准”。

团队更快乐，生产力自然更高。内容制作过程需要大量协作——头脑风暴、起草、收集反馈、与文案和设计团队配合——找到能让工作更轻松的工具，带来的就是人们通常所说的“无形”回报。投资回报率的计算可能体现不出员工留存率或工作满意度，但改善团队日常的工作体验，确实会给组织带来积极的影响。

综合考虑量化的成本评估，以及对如何提升员工体验的更全面的审视，你就能更清楚地判断，新的网页内容管理解决方案对团队来说是否真的值得投入。